Usted necesita fijar texto de CSV ilegible, revisar cambios en un documento, o comprimir una imagen para el correo electrónico. Las herramientas web que se ejecutan directamente desde su navegador pueden ayudar con el trabajo de oficina.
Antes de seleccionar un archivo de trabajo, sin embargo, hay un punto para comprobar: ¿Dónde se procesan estos datos, y qué le sucede después? Esa pregunta importa.
Incluso las herramientas que parecen similares pueden procesar archivos en su propio dispositivo o enviarlos al servidor del servicio. Este artículo explica las diferencias que hay que entender antes de manejar los datos de negocio y comprobar que puede hacer sin conocimientos especializados.
Compruebe lo que un archivo de trabajo contiene antes de seleccionarlo
Los archivos diarios pueden contener información que no debe compartirse ocasionalmente fuera de su empresa: nombres y datos de contacto en una lista de contactos, nombres de clientes y precios en estimaciones, o transacciones de clientes en datos de ventas.
Incluso cambiar una codificación o comprimir ligeramente una imagen envía el contenido al servicio si la herramienta carga archivos para el procesamiento.
Sin conocer periodos y propósitos de retención, no puede juzgar si los datos permanecen después del trabajo o quién puede manejarlo. Cerrar una página o borrar el original de su PC no borra necesariamente la copia del servidor.
Comience por comprobar qué contiene el archivo y si un servicio externo puede manejar esa información. Agencia de Promoción de la Tecnología de la Información (IPA)Guía para el uso seguro de los servicios en la nube También recomienda comprobar la importancia de la información y la coherencia con las reglas de seguridad de su empresa.
Herramientas web procesan datos en diferentes lugares
Para entender cómo las herramientas web manejan los datos, distinguir el procesamiento del navegador del procesamiento del servidor. Una sola herramienta puede utilizar cualquier método para diferentes características.
| Método de procesamiento | Cómo se manejan los datos | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Procesador del navegador | Los archivos son leídos, editados y convertidos en su dispositivo. | ¿Declara explícitamente que los contenidos de archivo no se envían al servidor? |
| Procesamiento del servidor | El servicio edita o convierte datos y devuelve los resultados. | ¿Se declaran destinos, periodos de retención y condiciones de eliminación? |
El procesamiento del navegador puede evitar la transmisión de contenidos de archivo
Una herramienta que se procesa enteramente en el navegador sin enviar contenido de archivo no necesita que usted entregue el archivo al servicio para esa operación. Si tiene las características que necesita, puede reducir la transmisión externa de datos de negocios.
Sin embargo, una descripción que dice que funciona en un navegador no significa necesariamente que el procesamiento tiene lugar allí.Busque declaraciones específicas sobre los datos que se están procesando, como los contenidos de archivo no se envían al servidor. Compruebe los detalles cuidadosamente.
Para el procesamiento del servidor, verifique las condiciones de almacenamiento y eliminación
Algunas herramientas de conversión envían imágenes o archivos a un servidor. Cómo se gestionan los datos y cuando se elimina entonces se convierten en factores importantes.
Algunas herramientas almacenan temporalmente los datos y lo eliminan después de descargar los resultados; otras lo conservan para un período establecido. En lugar de asumir el uso del servidor es inherentemente inseguro, compruebe si su gestión se adapta a su información.
Cinco puntos para comprobar al elegir una herramienta web
1. ¿Dónde se procesan y transmiten los datos?
Lea avisos, información de manejo de datos y preguntas frecuentes para comprobar la ubicación del procesamiento. Para el procesamiento del servidor, compruebe si utiliza el propio servidor del sitio o pasa datos a otro servicio externo.
Una reclamación de que los datos no se envían a servicios externos puede todavía permitir la transmisión al propio servidor del sitio. Comprender lo que se envía y dónde.
2. ¿Para qué se utiliza, y cuánto tiempo se almacena?
Compruebe si el texto y los archivos se utilizan para la edición o conversión solicitada y si se describen otros usos. Si se almacena, compruebe si esto es sólo durante el procesamiento o durante un período posterior.
No almacenamos datos a largo plazo o lo eliminamos apropiadamente no especifica un período. Los períodos de retención concretos y el tiempo de eliminación facilitan la evaluación de los instrumentos para los datos de trabajo.
3. ¿Se eliminan los datos cuando se interrumpe el trabajo?
Comprueba el manejo no sólo después del procesamiento exitoso, sino también cuando cancelas, pierdes la conexión o cierras la página a mitad de camino.
También recuerde: No estar disponible para descargar después de un período es diferente de la eliminación del archivo en sí mismo desde el servidor. Cuando se describe la eliminación automática, compruebe lo que cubre y cuando ocurre.
4. ¿La explicación cubre la función que utilizará?
Las herramientas en el mismo sitio no utilizan necesariamente el mismo método de procesamiento. Pasar texto y seleccionar un archivo puede implicar un manejo diferente.
Junto a la descripción general del sitio, lea la guía en la pantalla para la función que pretende utilizar. Lea el consentimiento de transmisión y avisos antes de comenzar.
5. ¿Se ajusta a las reglas de su empresa?
El manejo claro de datos no significa necesariamente que su empresa permita un servicio. Los archivos que contengan información personal o confidencial pueden estar sujetos a normas aprobadas de servicio y transferencia de datos.
No juzgue únicamente por los requisitos de precio o cuenta. Compare la información y las especificaciones de la herramienta con reglas internas. Si no está seguro, consulte a la persona responsable antes de transmitir un archivo.
Revisar las especificaciones de la herramienta para tareas comunes de oficina
Utilizando herramientas JIM-JIN como ejemplos, aquí están las explicaciones a buscar. Considerando características junto con el manejo de datos le ayuda a decidir si una herramienta se adapta a la tarea real.
Editar parte de un CSV preservando los códigos de producto
En los archivos CSV que contienen códigos de producto o números de referencia, es posible que necesite mantener ceros iniciales. Si sólo necesita editar texto celular, filas o columnas sin cálculos de fórmula, un editor basado en texto puede adaptarse a la tarea.
JIM-JIN Editor CSV abre los archivos CSV como tablas y edita cada celda como texto. Su página pública explica que la lectura, edición y exportación tienen lugar en el navegador, sin enviar o almacenar contenidos de archivos o ediciones en el servidor.
Las ediciones no son autosaved, así que descarga el resultado antes de cerrar la página.
Estándarizar codificaciones para archivos CSV y TXT
Si el texto japonés en un CSV recibido es gravado, o un sistema de importación especifica una codificación, compruebe la codificación original y la codificación de salida requerida.
JIM-JIN convertidor de codificación de caracteres convierte varios archivos TXT y CSV a una codificación especificada y los agrupa en un ZIP. Su descripción indica que los contenidos de archivo se procesan sólo en el navegador y no se envían al servidor.
Después de la conversión, compruebe que el texto y los símbolos japoneses se muestran según lo previsto. Mantenga los originales para que pueda revisar los ajustes de conversión.
Revisar los cambios en los avisos y documentos internos
Una herramienta que muestra cambios puede ayudar a comparar avisos originales y revisados. Reduce el esfuerzo de escanear texto largo y destaca las secciones cambiadas.
JIM-JIN Herramienta de comparación de textos y archivos incluye una característica para comparar texto pegado. La guía indica que las comparaciones de texto pegado se ejecutan en el navegador sin enviar el texto al servidor.
Las comparaciones de archivos manejan datos de manera diferente, así que trate esta explicación como la aplicación específica a las comparaciones de texto pegado. Después de revisar los resultados, también verifique fechas, cantidades, destinatarios y otros detalles importantes.
Reducir imágenes para correos electrónicos o informes
La compresión de imágenes puede ayudar cuando las imágenes son demasiado grandes para el correo electrónico o un informe necesita un tamaño de archivo más pequeño. También preste atención a los nombres o contenidos de documentos visibles en las imágenes.
JIM-JIN Compresor de imágenes envía temporalmente y almacena imágenes en el servidor del sitio cuando sea necesario. Su página pública dice que se eliminan en la descarga, terminación o cancelación.
Si los archivos temporales permanecen después del procesamiento interrumpido, se vuelven indisponibles después de 60 minutos y se eliminan por la siguiente limpieza automática, según la descripción. Esto no significa que todos los archivos se borran completamente en 60 minutos.
Incluso cuando se requiere la transmisión temporal, las razones claras para las condiciones de almacenamiento y eliminación le ayudan a decidir si los datos son adecuados. Después de guardar imágenes comprimidas, revise la legibilidad de texto y la calidad de imagen también.
Estas especificaciones se basan en las descripciones públicas de las herramientas. Distinguir el procesamiento de contenidos de archivos desde el manejo de la información de la membresía y los registros de acceso. JIM-JIN Política de privacidad También describe las circunstancias en que los datos pueden permanecer en archivos temporales, registros, caches o copias de seguridad. Reviselo junto con la última guía para cada herramienta al utilizarlos.
Compruebe la comodidad y el manejo de datos juntos
Al elegir una herramienta web, considere el manejo de datos junto con la facilidad de uso y formatos compatibles.
Si la tarea puede completarse en el navegador, considere una herramienta que evite la transmisión externa de contenidos de archivo. Si el procesamiento del servidor es necesario, comprobar los destinos, los períodos de retención y las condiciones de eliminación después de la terminación o la interrupción.
¿Dónde se procesa? ¿Qué queda? ¿Cuándo se elimina? Revisar estos tres puntos contra su información y las reglas de la empresa es fundamental para elegir una herramienta que puede utilizar con confianza.
