商品コードで2つのExcel・CSVを結合する方法｜一致しないデータの確認まで

「商品一覧に在庫数を追加したい」「価格表と商品マスターを1つにまとめたい」

このようなときは、2つのファイルに共通する商品コードを使って、データを横につなげます。

ただし、表の並び順に合わせてコピー＆ペーストするだけでは、別の商品に在庫数や価格を付けてしまうおそれがあります。また、一致した商品だけを残すと、片方のファイルにしかない商品を見落とすこともあります。

商品コードでExcel・CSVを結合するときは、「照合する項目」「残す行」「一致しないデータ」の3点を確認することが大切です。

この記事では、事務人の「Excel・CSV結合・分割ツール」を使い、商品コードで2つのファイルを結合する方法と、結合できなかったデータの確認方法を解説します。

商品コードで結合すると何ができる？

商品コードでの結合とは、共通するコードを手がかりに、別のファイルにある情報を同じ行へ追加することです。

たとえば、次の2つのファイルがあるとします。

商品一覧

在庫一覧

在庫一覧は商品一覧と並び順が違い、含まれる商品も一部異なります。

商品コードで照合し、商品一覧の行をすべて残して結合すると、次のようになります。

商品コードが一致するペンとノートには、対応する在庫数が追加されます。付箋は在庫一覧に同じコードがないため、在庫数が空欄になります。

一方、在庫一覧だけにある「00089」は、この設定では結果に含まれません。

結合結果に何を残すかによって、確認できるデータが変わります。

「下へつなげる」と「商品コードで横につなげる」の違い

Excel・CSVの結合には、大きく分けて2つの方法があります。

今回使うのは、「共通項目で横につなげる」方法です。

商品一覧と在庫一覧を下へつなげても、商品ごとに在庫数が追加されるわけではありません。何を1つにまとめたいのかに合わせて、結合方法を選びましょう。

結合前に確認したい4つのこと

1．同じ商品を表すコードか確認する

両方のファイルに「コード」という列があっても、同じ意味とは限りません。

たとえば、自社の商品コードと仕入先の商品コードでは、同じ商品でも番号が異なることがあります。

照合する項目は、列の名前だけでなく、コードの意味も確認してください。

逆に、片方の列名が「商品コード」、もう片方が「品番」でも、同じ番号体系であれば照合に使えます。

2．商品コードの先頭の0が残っているか確認する

「00123」と「123」は、そのままでは異なる文字列です。

片方のファイルだけ先頭の0が消えていると、同じ商品として結び付けられない原因になります。

コードをそろえる場合は、元の管理ルールに従って修正します。

桁数が分からない状態で0を追加したり、記号を一括で削除したりすると、別の商品を同じコードにしてしまうおそれがあります。

3．同じ商品コードが複数行にないか確認する

商品マスターでは1商品につき1行でも、売上明細や倉庫別在庫では、同じ商品コードが複数行に登場することがあります。

たとえば、在庫一覧が次のような場合です。

商品コードだけでは、どちらの行と結合するかを1つに決められません。

倉庫単位で照合するなら、「商品コード＋倉庫コード」のように複数項目を組み合わせます。商品ごとの総在庫が必要なら、結合前に在庫数を集計する必要があります。

結合と集計は別の処理です。

4．商品コードが空欄の行を確認する

コードが空欄のままでは、どの商品かを正しく特定できません。

空欄同士が照合されたり、重複として扱われたりする可能性もあるため、結合前に確認してください。

分からないコードを推測で埋めるのではなく、元データの出力元や商品マスターで確認しましょう。

事務人のツールで商品コードを使って結合する方法

事務人の「Excel・CSV結合・分割ツール」では、基準となるファイルと追加するファイルを選び、共通する項目で横に結合できます。

Excelの.xlsxファイルとCSVを扱えるため、商品一覧がExcel、在庫一覧がCSVという組み合わせでも利用できます。

ここでは、商品一覧に在庫数を追加する手順を紹介します。

手順1．「結合する」を選び、2つのファイルを追加する

ツールで「結合する」を選び、商品一覧と在庫一覧を追加します。

Excelの場合は、対象のシートを確認してください。CSVの場合は、日本語が文字化けしていないか、列が正しく区切られているかを確認します。

見出し付きの表では、1行目を項目名として扱う設定にします。

初期状態は「PCで処理」です。サーバー処理を選ぶ場合はファイルがサーバーへ送信されるため、画面の案内と社内のデータ取り扱いルールに合わせて選択してください。

手順2．「共通項目で横につなげる」を選ぶ

結合方法は「共通項目で横につなげる」を選びます。

「下へつなげる」では、商品コードを使った照合にはなりません。商品情報へ別の項目を追加したい場合は、横につなげる方法を選びます。

手順3．基準にするファイルを選ぶ

「基準にするファイル」で、商品一覧を選びます。

基準ファイルは、結合結果の土台になる表です。

今回のように「商品一覧に在庫数を追加する」なら商品一覧を、「売上明細に商品名を追加する」なら売上明細を基準にすると、目的を整理しやすくなります。

手順4．両方の照合項目で商品コードを選ぶ

商品一覧側と在庫一覧側で、それぞれ商品コードの列を選びます。

列名が異なる場合も、同じ意味の項目を選びます。

倉庫別など、商品コードだけでは行を特定できない場合は「照合項目を追加」を使い、対応する項目を組み合わせてください。

手順5．「残す行」を選ぶ

結合後に残す行は、目的に合わせて選びます。

一致しない商品を調べたい場合は、最初から「両方にある行だけ残す」を選ばないことがポイントです。

一致しなかった商品が結果から外れるため、どの商品が不足しているのか確認しにくくなります。

商品一覧を中心に確認するなら「基準ファイルの行を残す」、両方のファイルにしかない商品まで確認するなら「すべての行を残す」を選びます。

手順6．同じ番号が複数ある場合の扱いを確認する

事務人のツールでは、同じ照合番号が複数ある場合、初期設定では処理を止めて確認します。

選択肢には、次のものがあります。

• いったん止めて確認する
• 最初の行を使う
• 最後の行を使う
• 組み合わせをすべて作る

エラーを解消するためだけに「最初の行」や「最後の行」を選ぶのは避けましょう。

これらは、更新日時が最新のデータを自動で判断する機能ではありません。また、基準側にも同じコードが複数あると、採用されない行が出る場合があります。

商品コードが重複する理由を確認してから、扱いを決めてください。

手順7．プレビューを確認して保存する

結合前後の件数や先頭データを確認し、商品名と在庫数の組み合わせが正しいかをチェックします。

保存形式は、利用目的に合わせてExcelまたはCSVを選びます。CSVを他のシステムへ取り込む場合は、文字コードや区切り文字も取り込み先の指定に合わせてください。

サーバー処理ではプレビューが先頭の一部に限られるため、保存後のファイルでも確認します。

なお、Excel出力は元ブックの書式やグラフ、計算式をそのまま引き継ぐ用途ではありません。結合したデータを利用するための出力として扱いましょう。

一致しないデータを確認する方法

結合できた行だけでなく、片方にしかない商品も確認すると、登録漏れやコードの不一致を見つけやすくなります。

「すべての行を残す」で両方の不足を確認する

冒頭の商品一覧と在庫一覧を「すべての行を残す」で結合すると、次のようになります。

この例では、元データとの比較から次のことが分かります。

• 「00067」は商品一覧にあり、在庫一覧にはない
• 「00089」は在庫一覧にあり、商品一覧にはない

ただし、結合後の空欄だけで、不一致と断定することはできません。

在庫一覧の元データで在庫数が空欄だった場合も、結合結果は空欄になります。

不一致と元データの空欄を区別するには、確認用の列を付ける

区別を明確にしたいときは、元ファイルのコピーに確認用の列を追加しておく方法が便利です。

商品一覧には「商品一覧に存在」、在庫一覧には「在庫一覧に存在」という列を作り、すべてのデータ行に「あり」と入力します。

その状態で「すべての行を残す」を選ぶと、次のように判別できます。

※「確認結果」は説明用の列です。ツールが自動で付ける判定列ではありません。

この方法なら、在庫数そのものが空欄でも、在庫一覧に該当する商品コードがあったかどうかを確認できます。

確認用の列は作業用コピーに追加し、他システムへ取り込む最終ファイルでは、取り込み仕様に合わせて除いてください。

片方にしかない理由を調べる

不一致のデータが見つかったら、すぐに削除せず理由を確認します。

片方のファイルが最新で、もう片方が数日前のデータなら、コードが正しくても不一致は発生します。コードの表記だけでなく、出力条件も確認しましょう。

商品コードが一致しないときに確認すること

前後に空白が入っていないか

「00123」と「00123 」は見た目が似ていますが、後者には末尾の空白があります。

コピー＆ペーストや外部システムからの出力で、見えにくい空白が混ざることがあります。

前後の空白だけでなく、全角スペースや改行などが入っていないかも確認してください。

全角・半角や英字の大文字・小文字が違わないか

「ＡＢＣ１２３」と「ABC123」、「abc123」と「ABC123」などの違いも確認します。

事務人のツールでは、横結合の照合値を自動で同じ表記にそろえる前提にせず、元データ側で管理ルールに合わせることが大切です。

大文字・小文字や記号に意味があるコードでは、無条件に統一しないようにしてください。

表示されているコードと実際の値が違わないか

Excelでは、セルの表示形式によって先頭に0を付けている場合があります。

画面上で「00123」と表示されていても、実際の値が「123」であれば、文字列として保存された「00123」とは扱いが異なることがあります。

読み込み後のプレビューで、実際にどのようなコードになっているか確認しましょう。

すでに桁落ちや丸めが起きたコードは、結合処理では元に戻せません。正しい元データから取り直す必要があります。

結合後に行数が増えたときは、コードの重複を確認する

「組み合わせをすべて作る」を選ぶと、同じ商品コードの行数に応じて、結合結果が増えることがあります。

たとえば、同じ商品コードが基準側に2行、追加側に3行ある場合、そのコードについては次の件数になります。

2行×3行＝6行

これは、すべての組み合わせを出力するためです。

結合後に数量や金額を合計すると、同じ値を何度も数えてしまうおそれがあります。

行数が想定より多いときは、次を確認してください。

• 商品コードが両方のファイルで重複していないか
• 商品コード以外の照合項目が必要ではないか
• 結合前に商品単位で集計すべきデータではないか
• 片方にしかない行を残したことで増えていないか

単に行数が増えたという理由で重複行を削除せず、何を1行として扱う表なのかを確認することが大切です。

保存後に確認したいチェックリスト

取り込みや集計に使う前に、保存したファイルを確認しましょう。

• 基準にした商品や明細が、意図せず減っていない
• 商品コードと商品名、在庫数、価格の対応が正しい
• 一致しない商品について理由を確認できている
• コードの重複によって行数が増えていない
• 先頭の0や長いコードが変わっていない
• 同名の項目を、別のファイル由来の列と取り違えていない
• CSVの文字コードや列順が、取り込み先の指定に合っている

事務人のツールでは、追加側に同名の列がある場合、元の列を上書きせず、ファイル名を付けた列として残します。

たとえば両方に「商品名」がある場合は、どちらのファイルの商品名を最終的に使うか確認してください。

よくある質問

2つのファイルで商品が並んでいる順番が違っても結合できますか？

できます。商品コードを照合項目にすれば、行の位置ではなくコードを手がかりに対応するデータを結び付けます。

ただし、商品コードの重複や空欄は事前に確認してください。

「商品コード」と「品番」のように列名が違っていても使えますか？

同じ商品を表す共通の番号であれば使えます。両方のファイルで、対応する列を照合項目として選択してください。

列名が似ていても番号体系が違う場合は、そのままでは照合できません。

ExcelとCSVを組み合わせて結合できますか？

事務人のツールでは、.xlsxとCSVを扱えます。Excel側の対象シートと、CSV側の文字コード・区切り文字を確認してから結合してください。

一致しない商品を消さずに残せますか？

基準側の商品を残すなら「基準ファイルの行を残す」、両方のファイルにしかない商品も残すなら「すべての行を残す」を選びます。

不一致を確認する段階では、残す行の設定を特に注意して選びましょう。

商品コードが同じ行の在庫数を、自動で合計できますか？

横結合は、対応する行に情報を追加する処理です。在庫数を商品単位で合計する処理とは異なります。

倉庫別在庫などを合計したい場合は、必要な単位で集計してから結合してください。

商品コードと倉庫コードを組み合わせて照合できますか？

できます。照合項目を追加し、両方のファイルで「商品コード」と「倉庫コード」を対応させます。

商品コードだけでは1行に特定できないデータでも、複数の項目を組み合わせることで、目的に合う単位で照合できます。